成功源於有效的時間管理

　　 事業上的成功離不開有效的時間管理。有效的時間管理可以讓企業提高工作效率，減少管理成本，在規定時間內完成超額的任務。有效的時間管理可以讓員工自己掌握正確的時間管理技巧，製定適合自己的時間管理計劃，擁有充分的個人休閑時間。
　　　　
　　 要想能夠真正地了解時間並且管理時間，我們有必要對時間的本質有深刻的認識，首先讓我們先了解時間的四項獨特性：
　　　　
　　 （1）供給毫無彈性：時間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加、也不會減少，每天都是24 小時，所以我們無法開源。
　　　　
　　 （2）無法蓄積：時間不象人力、財力、物力和技術那樣被積蓄儲藏。不論願不願意，我們都必須消費時間，所以我們無法節流。
　　　　
　　 （3）無法取代：任何一項活動都有賴於時間的堆砌，這就是說，時間是任何活動所不可缺少的基本資源。因此，時間是無法取代的。
　　　　
　　 （4）無法失而複得：時間無法象失物一樣失而複得。它一旦喪失，則會永遠喪失。花費了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時間，任何人都無力挽回。
　　　　
　　 什麽是時間管理，時間管理所探索的是如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標。由於時間所具備的四個獨特性，所以時間管理的對象不是時間，它是指麵對時間而進行的自管理者管理。所謂時間的浪費，是指對目標毫無貢獻的時間消耗。所謂自管理者管理——你必須拋棄陋習，引進新的工作方式和生活習慣，包括要訂立目標、妥善計劃、分配時間、權衡輕重和權力下放，加上自我約束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。以下具體介紹了幾種時間管理方法。
　　　　
　　 1.積極利用情緒良好的時段，以提高工作效率。
　　　　想做某一件事情，但是懶於動手，這種所謂"缺少幹勁"的狀態，相信每一個人都曾經有這種經驗。有一些人說，遇到這種沒勁的場合，隻要自己勉強幹上三十分鍾到一個小時，注意力就會慢慢地產生，效率也會逐漸地提高。不過采取這種做法，在到達幹勁十足以前的三十分鍾乃至一小時之間，工作效率會很差。因為勉強工作，你在精神方麵免不了會感覺到痛苦。基於此，絕對不能稱之為良策。以你來說，遇到不起勁時，就會立刻把手邊的工作置於一旁，再從非做不可的工作之中，找出自己最喜歡的工作，立刻著手去做。因為是自己喜歡的工作，自然就會產生工作熱情，效率自然也會提高。總而言之，一開始就製造有勁的狀態，然後再著手於你感到不想做的事情。如此，你就不會感到它像先前一般，叫人很難做下去。
　　　　
　　 2.為了提高效率，不妨在接近限期時，仍然做別的工作。
　　　　很多人都認為，隻要耗費時間工作總能夠完成任務，實際上不見得完全如此。時間太充足的話，勢必將在無關緊要之處多耗費時間，做起事來拖拖拉拉，缺乏一份緊張感。對自己來說，除非接近限期，否則都是先做別的工作。隻有到了不做將會來不及時，才著手做本份工作。處於這種情況時，由於限期將至，效率會有很大的提高。管理者稱之為期限屆滿的效果。
　　　　
　　 3.感到效率直線下降時，應該積極的休息。
　　　　上午工作的狀態一般來說都不會太差，但是到了下午，由於疲勞的累積，工作效率將逐漸下降。遇到這種情況，適度的休息是必要的。與其驅使渾渾沌沌的頭腦長期作戰，不如以適當的休息幾分鍾，使精神恢複清爽後繼續投入工作，如此才能提高工作效率。
　　　　
　　 4.發生麻煩時，先讓精神放鬆一下，然後再開始工作。
　　　　管理者使精神轉為輕鬆，不僅僅是對疲勞有效。比如做錯了事，被上司批評，顧客抱怨發牢騷時，將有很長時間叫你感到苦惱。心中感到苦惱時，即使勉強地工作，效率也不會提高。這時不妨讓自己放鬆一下，想到遇到問題首先是必須解決問題，再以一種積極的心態投入工作。
　　　　
　　 也可以投入單純的工作，如此內心就會逐漸地風平浪靜，新的幹勁也會跟著產生了。比如整理資料、整理雜記本都很不錯。
　　　　
　　 5.利用六分鍾為一單位的行動記錄表，就可以發現看不到的時間。
　　 常常聽到周圍的人老是把沒有時間……這一句話掛在嘴邊。有些人為了爭取更多的時間，甚至削減自己的睡眠時間。以長遠的眼光來看，縮短睡眠時間將在效率方麵帶來負麵的作用。與其這樣做，不如重估一下自己使用時間的方法，提醒各位管理者，不妨書寫一下自己的行動記錄，即記下幾點幾分到幾點幾分做了些什麽?以辦公室來說，全體職員都使用時間分析單(以每六分鍾為一單位，記錄各人的工作。)提議以六分鍾為單位，是因它為一小時的十分之一，即等於零點一小時，合計起來比較簡單方便。實際地做這種記錄的話，就可以獲得許多的信息，對於提高工作效率、有效地利用時間以及休息的計算方麵都非常有幫助。
　　　　
　　 6.對於感到厭惡的工作，可準備成功報酬給自己或家人，以激發幹勁。
　　 人類對自己喜歡的工作，可以長久的集中精力。反之，如果是自己厭惡的工作，僅僅數分鍾就會感到痛苦異常。有時實在提不起勁，甚至想半途而廢。但是，工作豈能說不做就不做？大多數的人在責任感和緊迫感的驅使下，勉強的做下去。然而，在強迫之下做事，效率是絕對不可能提高的，隻能應付的拖延下去而已。於是，管理者就挖空心思，想起這個問題如何使苦差事在比較快樂的氣氛下進行呢……，但是，工作的內容往往很少能夠改變，至於所謂的"快樂"，隻好由自己來製造。想來又想去，管理學家認為單純而最有效的方法，莫過於準備一份成功報酬，告訴自己做完工作，就能立刻去做某某事。這裏所謂的某某事，隻要是任何對你有吸引力的東西都行。例如，寫完了這份報告書，就可以跟女朋友去逛街上館子，或者去看哪部一直想看的電影。如果是短時間內就能完成的事，就告訴自己，做完這項工作，立刻去喝一杯香醇的咖啡。相信很多人都有這種經曆，那就是在學生時代，父母對你說這一次考試的成績很好的話，就買那件你想要的東西送給你。為了得到夢寐以求的東西，對於自己厭惡的科目，你會狠下功夫。管理學家所說的成功報酬原理跟這件事相同。
　　　　
　　 7.隻要把日常的工作格式化，就可以防止工作的錯誤與疏忽。
　　　　為了使工作有效率的進行，最好把各種工作格式化，即把來自經驗的訣竅格式化。如此，不管在何時何地，任何人都可以采取最好的方法，在沒有錯誤的情況下開始工作。對於這種工作的格式化，有些公司已經開始實施，不過對成為格式化對象者，幾乎都是高度或者複雜的工作。在日常生活裏麵，管理者認為可以大幅度的活用格式化。實際上，由於工作的訣竅不明了，而引起錯誤及疏忽者，不僅限於專業工作，就是日常的工作也不能例外。例如你在辦公室時，委托別人替你聽電話，並且抄錄電話的內容。如果抄錄的內容，還是不能使你弄清楚對方之意的話，你就得去請教抄錄者。諸如此類，如果在一天裏發生幾次的話，時間的損失就很驚人了。遇到這種情形，就算責備抄錄者也不能解決問題。如果事前就規定抄錄電話的格式，那就不可能發生錯誤。在管理者的辦公室裏，從專業的審查書類的寫法，到電話的應答，郵件的處理等日常業務，都規定處理的格式，而且全部的工作人員都懂得其中訣竅。每次有新職員進入公司，都必須弄懂所謂的"格式"。在決定格式之際，有一件事必須特別注意，那就是不能一開始就期待完整。不管期待如何的完整，仍然會發生意外的事情。因此必須在這種心理下規定格式，再經過實際運用後，不斷地添加內容。
　　　　
　　 經過如此的過程，才能夠完成活的格式。對於所謂的格式，不妨加入一些小小的信息。以書寫格式來說，不妨提出該書類必須走的路程、所需時間、受理窗口的號碼、公休日和何時最不擁擠等。這些乍看之下，似乎不重要的信息是否被加入，其效果將有天壤之別。有些人由於忽略了這種小信息，而白跑了一趟，以致大幅度地浪費時間與精力。這種格式，恰如指示到達目的地的一幅地圖。看到這幅地圖的人，為了能夠利用最短距離，走到目的地，必須加入適當的信息。
　　　　
　　 8.對於千篇一律的工作，隻要懷疑以前的做法，就可以提高效率。
　　　　很多人以抱怨的口吻說："到公司上班，每次都做千篇一律的工作，實在叫人感到厭倦……。"的確，每天都依照上司的命令做事，很難以叫人產生幹勁。不過，對於這種千篇一律的工作，隻要不盲從以往的做法，自己想出一些點子的話，就能夠使你感到趣味盎然。
　　　　
　　 9.知道自己能夠集中精力的限度，即可把它利用於提高效率。
　　　　不管幹勁如何的充足，人們能夠集中精力做一件事的時間，總是有限度的。如果無視於這一點，隻一心一意地麵對桌子坐著，仍然不能提高工作效率，反而會使它不斷的降低。你最好弄清楚自己能夠集中精力的時間，再配合工作，把工作分成幾節進行，如此效果比較好。一般來說，一個人能集中精力做一件事的時間，大約為九十分鍾。正因為如此，大學的課堂，電影的放映時間都被設定於九十分鍾前後。不過，電影的放映時間都被設定於九十分鍾則後。不過，這並非鐵則，仍然有個人差異。同時，根據工作的內容，能夠集中精神的時間也不一樣。不管是什麽人，隻要是自己感到興趣的事情，集中精神兩、三小時根本就不成問題。如果窗外有煩人的噪音，則能夠集中精神的時間也會縮短。集中精神這一件事，往往會受到環境的左右。把這些現象聯想起來，當可判斷，能集中精神的時間的確有個限度。因此，最重要的一件事情，是從經驗中，找出最適合於自己的集中精神時間。一旦獲知並把握自己能集中精神的時間，那就能夠找出提高工作效率的方法。如果你認為自己集中精神的限度為六十分鍾，那就全力投入於六十分鍾的工作。做滿了六十分鍾的工作，休息一會兒，使自己輕鬆一下，再集中精神另做六十分鍾的工作。如此的話，工作效率也會在無形中提高。或者改變工作的內容也不錯。譬如做好一段校對的工作之後，改成會客，如此，即可使精神為之一振。一提起工作，有些人以為必須整天麵對著桌子進行。事實上並非如此，不時的管理自己，提高效率，這才是真正的工作。
　　　　
　　 10使用"進度表"把必須做的事"視覺化"，如此就能用眼睛體會到成就感。
　　　　工作必須長期地延續下去，那就必須知道目前完成了多少?還剩下多少?如果不能確實地把握的話，將陷入不安之地，工作效率也無法提高。因此，必須實現的目標越大，越能夠客觀的確認其進行狀況。為了做到這一點，必須把它"視覺化"。對你來說，遇到報考大學，參加政府舉辦的考試時，都以自製"進度表"的方式，使目標的完成"視覺化"。在一張紙上畫了細小的格子，格子的橫麵寫著完成目標必須做的事情，每當完成一件事情，就使用紅筆把該格子塗掉。
　　　　
　　 這樣做的話，就可以一目了然的看出，自己正處於起點與目標之間的那一點。對於下一步應該做什麽才能胸有成竹，不至於感到茫然。在這種情況下，工作自然能夠很有效率地開展下去。而且，塗掉一個格子所產生的成就感，能夠增強對下一步挑戰的信心。除此之外，使用這種"進度表"的好處，那就是能看出目標與實績之間的差距。早晨在決定工作程序時，雖然列下了今日工作的範圍，但是，有時卻無法達到這個範圍。到這時，如果有工作"進度表"的話，就能夠一眼看出完成了目標的幾個百分點。如果不會達到最後目標的話，又可以當成發現問題點的反省資料。目標隻是驅使工作有效率進行的手段，並不一定非完全地完成不可。最重要的是——自己分析目標與實績之間的差距。如果沒有這個過程的話，無論到何時都不可能有進步。
　　　　
　　 11.隻要意識到自己的時間浪費，工作的效率就會完全不同。
　　　　一旦認為時間很充裕的話，往往就會毫不惋惜地使用它。工作方麵亦是如此。如果認為今天做不完，明天再來，或者加班的話，效率就會一天比一天差。時間也有代價。如果不會在一定的時間內，賺得自己時間價值以上的東西的話，收入將會為負值。正因為如此，時常存有自己時間價值的意識判斷。如此，想提高生產積極性的意識就會發生作用，自然就能夠很有效率地進行工作。不僅散漫的習慣會消失，而且又能夠激發產生提高工作效率的構想。當大學畢業，進入國際性會計事務所上班時，才對時間的價值有了強烈的意識。這家會計事務所的主要業務有會計監查、稅務，和財政問題等。幾乎所有的經費都屬於人的費用。因此，製訂收費標準時，都以時間做為準則。因此，不會把時間有意義、有效率地使用的話，報酬可能少於花費。正因為看到企業界嚴酷的現實，因此才有了"時間並非免費"的意識。一直到今天，雖然已擁有自己的事務所，但是仍然活用這寶貴的經驗，時時想著時間的價值。或許對於事務人員來說，欲利用有形之物，比較生產性與時間價值間的平衡，似乎有一點困難。然而，隻要從工資、年薪、加班費等的金額，算出自己一個小時有多少"代價"時，你對時間的意識就會大幅度的改變。
　　　　
　　 12.完成一件工作之後，盡早地寫下解決問題的訣竅。
　　　　不管如何辛苦，一旦完成了一件工作，絕大多數人都會滿足於結果，而很少去注意其過程。其實，這種態度是不對的，也可以說非常可惜。越是重複出現錯誤的工作，越能得到新的竅門和反省問題。如果把這種貴重的"副產品"忽略掉，它就會被趕到意識的角落。遇到下次又得做同樣的工作時，就得重頭再來。
　　　　
　　 因此，在做完一件事以後，一定要以備忘錄的方式，把跟下一次工作有關的新發現，反省的事項記錄下來。如此，把眼睛能看到的東西記錄下來，下次就不至於犯同樣的錯誤，也不會在同一個地方浪費時間，就算是委托他人，也可以很有效率地進行。